Witam, nazywam się Kamil A. i prowadzę działalność gospodarczą. Dosyć niedawno, bo od początku tego roku zaczęliśmy pracę z Subiektem Nexo i dosyć często się gubimy i dużo rzeczy chcielibyśmy poprawić. Produktem, który sprzedajemy są gotowe zestawy meblowe, zatem większość naszej sprzedaży oparta jest na kompletach. Wprowadziłem taką procedurę wewnętrzną sprzedaży, lecz nie wiem czy jest ona poprawna, czy można byłoby ją jakoś ulepszyć tj:
 
-> Zaakceptowanie oferty przez klienta
-> Wystawienie Proformy na omawiany z klientem zestaw
-> Stworzenie konkretnego zamówienia na dany zestaw
-> Stworzenie zlecenia montowania ze statusem do realizacji i przekazanie na magazyn
-> Po fizycznym skompletowaniu zestawu zmiana statusu zlecenia montowania na "przyjęte"
-> Zrealizowanie zamówienia jako faktura sprzedaży.


Nie wiem czy procedura ta jest poprawna, czy da się to jakoś skrócić/uprościć lub wręcz w drugą stronę, aby "w papierach" i na magazynie był porządek. Póki co w tym rozwiązaniu widzę kilka niejasności i mam pytania do bardziej doświadczonej części użytkowników:

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Zestawy u nas są bardzo indywidualne, w zasadzie każde zamówienie to indywidualny, nieco różniący się od wyjściowego zestawu komplet. Nie wiem jak najlepiej prowadzić ewidencje i stan takich zestawów. Na tą chwilę opracowaliśmy taki schemat, że mamy powiedzmy 50 różnych zestawów przykładowych, a jak nam wpada zamówienie na zestaw indywidualny, podobny do zestawu X to:

- szukamy zestawu X wśród asortmentu
- klikamy "powiel" na zestawie X
- edytujemy zestaw na indwywidualnych składnikach dopisując w nazwie nazwisko klienta, np. (zestaw meblowy kuchenny p. Kowalski)
- następnie tworzymy zlecenie montowania ZM takiego zestawu i na koniec FS

Czy takie rozwiązanie jest poprawne, czy da się jakoś uprościć ? Wydaje się i tak uproszczone o tyle, że nie musimy za każdym razem tworzyć nowego zestawu i dodawać z palca po 30 składników, tylko kopiujemy najbliższy i zmieniamy kilka składników oraz nazwę z nazwiskiem, ale może jeszcze da się to jakoś uprościć ?

Wielkim minusem takiego postępowania jest:
- jest to czasochłonne, bo przed wystawieniem każdej proformy, zamówienia, czy faktury musimy iść do asortymentu i tworzyć zestaw indywidualny
- po jakimś czasie nasza lista asortymentów jest bardzo zaśmiecona i zawiera po 300 zbędnych pozycji, oczywiście raz na jakiś czas siadamy i je dezaktywujemy, ale to wciąż jest mało wygodne

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Jaka jest różnica między proformą, a zamówieniem ? Jeżeli dobrze rozumuję, to proformę wystawiam jako dokument klientowi, który wie za co, gdzie i ile ma zapłacić, ale nie ma to żadnego wewnętrznego rezultatu w systemie. Zatem po opłaceniu proformy tworzę mu nowe zamówienie na dany zestaw od początku. Czy da się to jakoś połączyć czy takie rozumowanie jest poprawne ?

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Często zdarza się sytuacja, że stworzyliśmy w asortymencie zestaw Y dla Kowalskiego. Następnie zrobiliśmy dla niego dokument ZM, ale w trakcie pakowania okazało się, że użyjemy kilku innych elementów niż zrobiliśmy pierwotnie Y w asortymencie. Następnie wystawiamy fakturę sprzedaży na zestaw Y z asortymentu (jest stan, ponieważ poszło ZM). Teraz pytanie:

Faktura sprzedaży - co ściąga ze stanu: zestaw Y p.Kowalski taki jak jest stworzony pierwotnie w asortymencie, czy ten ze zmianami z dokumentu ZM ?

(zmieniony dokument ZM nie zmienia zestawu pierwotnego w asortymencie)

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4. W takim razie kontynuacja pytania nr. 3.....Jeżeli więc można z poziomu ZM modyfikować dany zestaw i nie zmienia on asortymentu, a dodaje ten zmodyfikowany pod pierwotną nazwą to chyba nie ma sensu tworzenie od początku indywidualnych w asortymencie ? Dla przykładu:

Kowalski chce zamówić zestaw X, ale wymienia zawiasy miedziane na stalowe. Czy zamiast powielać zestaw X zmieniając zawiasy i tworząc indywidualny Y z dopiskiem p.Kowalski w asortymentach możemy tylko stworzyć zlecenie montażu na X i z poziomu ZM wymienić zawiasy ? Czy taki ruch będzie skutkował wrzuceniem na stan zestawu Y z nazwą zestawu X i czy będzie się wszystko zgadzało ?


Jeśli tak to by nam znacznie usprawniło pracę, bo zamiast 200 przykładowych zestawów zrobilibyśmy 20 i tylko modyfikowali je indywidualnie z poziomu ZM bez dodawania kolejnych 200 imiennych...

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5. Staramy się wystawiać FS do zamówień na zestawy klikają "zrealizuj jako -> faktura sprzedaży", ale często nam się to nie udaje, np. w oknie wystawiania FS pokazuje, że elementu nie ma na stanie, mimo że fizycznie on jest i daty się też zgadzają. Często jak się ten zestaw Y z okna faktury usunie i doda ponownie to on się pojawia już nie na czerwono i jest wszyskto OK, ale czasem program w ogóle nie puszcza i trzeba na okrętke wejść w sprzedaż, następnie wystaw FS i później dodać ten zestaw i jest ok, ale zamówienie nadal wisi, zatem pytanie:

Jeśli wiszące zamówienie w systemie, które już zostało zakończone i wystawiona FS mogę kliknąć zrealizuj jako -> bez dokumentu i to nie będzie miało żadnego skutku księgowo/stanowo/magazynowego ?

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6. Gdy zdarza się sytuacja, że zestaw został sprzedany, jest koniec miesiąca i należy wystawić fakturę, ale wyszedł on do klienta niepełny - zabrakło dwóch elementów, które należy dosłać w kolejnym miesiącu. Jak w takim razie dobrze to wykonać w programie, ponieważ przy dokumencie ZM nie ma możliwości częściowego zdjęcia elementów ze stanu i dodania niekompletnego zestawu na stan oraz wystawienia niekompletnej FS.


W tej chwili robię to tak, że po prostu wyrzucam z ZM elementy, których nie ma i wystawiam fakturę na pełny zestaw po wyrzuceniu elementów. Później jednak nie ma jak dołożyć tych elementów w kolejnym miesiącu do faktury, która już poszła, więc aby stan się zgadzał to wyrzucam je RW, ale to jest raczej nieprawidłowe podejście. Co mam zrobić ?

No i ogólnie jak radzić sobie z sytuacją, kiedy wychodzi od nas niepełny zestaw, a dosyłamy elementy po jakimś czasie - jak to ogarnąć ze zleceniami, zamówieniami i FS

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

7. Jak prawidłowo rozwiązać taką sytuację:

Klient zapłacił za zestaw pod koniec miesiąca, nie wyrobimy się z jego spakowaniem i wysłaniem w danym miesiącu, ale musimy już wystawić FS. Jak to ugryźć zleceniowo/zamówieniowo/magazynowo

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

8. Często wykonujemy cięcia z większych elementów, czyli zamawiamy np. kątownik aluminiowy w długim profilu i tniemy go na małe kawałki jako narożniki wewnętrzne. Robimy to chyba bardzo na okrętkę, więc może udałoby się to jakoś zoptymalizować. W obecnej chwili robimy to w ten sposób:

-> kupujemy 3 metrowe profile od dostawcy, przychodzą z fakturą jako opłata PLN za kg
-> ręcznie przeliczamy na kalkulatorze ile faktycznie sztuk przyszło i jaka jest ich cena za 3 metrową sztukę, a nie za kg jak na fakturze

-> dodajemy na stan np. 10 sztuk profili
-> wykonujemy na magazynie z nich 30 narożników - dostajemy z magazynu kartkę o ilościach
-> zdejmujemy ze stanu 10 profili dokumentem RW
-> dodajemy na stan 30 narożników dokumentem PW


Czy da się to jakoś usprawnić ?

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


9. Rezerwacje dostaw
Tego w ogóle nie stosujemy bo nam się wszystko miesza sprawa ze statusami, fakturami, zleceniami itp. Czy jest może jakiś obszerny artykuł/filmik który w praktyce tłumaczy co i jak ?
 
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
 
10. Zakup na paragon
 
Jeśli ktoś kupuje na paragon, nie mamy drukarki fiskalnej tylko kasę. Kasa ta nie jest zintegrowana więc robimy to tak, że stukamy paragon z kasy, a w programie ściągamy ze stanu WZ - czy jest to prawidłowe ?