Aldo ma rację, ale oczywiście sytuacja może być taka że to wam zależy, a oni mówią "albo dostaniemy fry w takim formacie albo na drzewo".
Nie wdając się więc w sensowność tej inwestycji odniosę się tylko do aspektów technicznych.
Obawiam się, że tak naprawdę nie wiadomo o co chodzi.
Z opisu to nawet nie wiem czy wy wysyłacie ten plik, czy chcecie go odbierać? Zakładam że macie go wysyłać.
Skoro tak to potrzebujesz specyfikacji określającej format pliku xml, jaki życzy sobie odbiorca.
Ta tabelka to jest jakiś fragment nie wiadomo czego i nie da się sensownie poradzić jak ją wypełnić.
Po prosty ma się nijak do jakichkolwiek informacji, jakie można wyciągnąć z Subiekta, a na dodatek w ogóle mi nie pasuje do opisu pliku xml.
- "File name" (nazwa pliku) - jakiego pliku?
W pliku xml mamy zawrzeć informację o jego nazwie? Przecież jeśli mamy plik to nie musimy czytać jego zawartości żeby wiedzieć jak się nazywa 
- "File type" (typ pliku) - z Subiekta mam wyciągnąć informację o typie pliku?
No, bez jaj! W Subiekcie nie ma plików, pytanie jest z innego zestawu pojęć. - "Notes" (uwagi) - jakie uwagi? czego dotyczące?
Mówiąc krótko - zadanie jest typu "
Czy krokodyl jest bardziej długi czy zielony i dlaczego właśnie wczoraj"
Reasumując:
1. z Subiekta (standardowo) tego nie wyślesz
2. (Chyba) można zrobić taki eksport jako rozwiązanie dodatkowe, oczywiście płatne, ale bez porządnej specyfikacji formatu pliku nie ma o czym gadać. I to nawet większa wódka nie pomoże (mimo tego że my ze szwagrem, po pijanemu, to...

)
Poproś o specyfikację pliku, dopóki nie dostaniesz nie myśl o tym więcej.