Witam,
Jesteśmy firmą handlową i pracujemy na programie Subiekt GT oraz Rewizor GT (wspólna baza). Rewizora wdrożyliśmy niedawno, jednak mamy problem z księgowaniem wyciągów bankowych.
W ciągu miesiąca generujemy bardzo dużo dokumentów (sprzedażowych oraz zakupowych) - myślę że w granicach od 5-10 tysięcy. Co za tym idzie generuje nam się bardzo dużo należności i zobowiązań oraz operacji bankowych, które musimy następnie połączyć z wyciągami bankowymi. Mamy tutaj kilka rodzajów transakcji, np:
- wpłaty tradycyjne klientów (gdzie klienci w opisie przelewu podają zazwyczaj nr. zamówienia)
- wpłaty zbiorcze od kurierów (za przesyłki pobraniowe z dpd, inpost, dhl) - do każdego przelewu otrzymujemy zestawienia w excelu jakich zamówień dotyczą
- płatności za zakupy - przykładowo mamy 400x płatności kartą w jednym dniu do których mamy 400 faktur na różne kwoty (od jednego kontahenta).
- opłacane zwroty detaliczne/korekty faktur sprzedaży naszych klientów
Pytanie jest takie w jaki sposób szybko rozliczać takie transakcje podczas księgowania wyciągu w Rewizorze? Tzn. w tym momencie robimy to ręcznie w zakładce Homebanking, jednak kojarzenie dokumentów/generowanie nowych operacji bankowych przy kilkuset transakcjach dziennie jest ogromnie czasochłonne. W związku z tym poszukujemy jakiegoś rozwiązania które usprawniło by nam pracę w tym obszarze. Najlepiej gdyby transakcje zaimportowane do Rewizora z wyciągu bankowego (format MT940) dało się łączyć z konkretnymi dokumentami w subiekcie automatycznie.
Co prawda Rewizor posiada w Homebankingu coś takiego jak "automatyczne skojarzenie" oraz "automatyczne rozliczanie rozrachunków" jednak mam wrażenie że ta opcja nie działa nam poprawnie - na kilkadziesiąt transakcji z wyciągu znajduje nam i "paruje" 1-2 operacje.
Generalnie jesteśmy gotowi zainwestować w ogólnodostępny program bądź zlecenie utworzenia indywidualnego rozwiązania, które zautomatyzowało by nam ten proces.
Problematyczne są tutaj przykładowo wspomniane na liście powyżej zakupy z płatnością kartą, gdzie mamy po kilkaset transakcji. Odbiorca na wyciągu z banku widnieje dla przykładu jako "JMP oddział w xxx" a fakturę do Subiekta mamy wprowadzoną pod kontrahenta "Jeronimo Martins spółka z o.o.". Nazwy się różnią, więc kojarzenie 'po nazwie' raczej nie będzie tutaj możliwe. Musiałoby to zapewne działać na zasadzie kojarzenia po konkretnej frazie, którą sami zdefiniujemy, oraz po kwocie. Być może przez to właśnie w Rewizorze przy użyciu opcji "automatycznego skojarzenia" nie łączy nam żadnych dokumentów.
Dodatkowo mamy też operacje zakupu gdzie np. dokonujemy płatności szybkimi przelewami - np. przez Payu (widnieje jako odbiorca przelewu na wyciągu) a fakturę mamy z firmy XYZ sp. z o.o. Tutaj też nie ma możliwości skojarzenia ani po konkretnym kontrahencie ani po nr. faktury czy proformy bo jedyne co nam się pokrywa z dokumentem w subiekcie to kwota. Czy na takie coś istnieje jakieś rozwiązanie, czy w grę wchodzi tylko ręczne kojarzenie?
W dużym skrócie taki mamy problem i pytanie czy ktoś może zetknął się już z taką sytuacją i zna jakieś dobre rozwiązanie na zautomatyzowanie takiego procesu? Ewentualnie może ktoś posiada namiary na programistę/informatyka, który mógłby pomóc w utworzeniu dla nas indywidualnego rozwiązania?
Z góry dziękuję za pomoc.